DASAR-DASAR MANAJEMEN

Pengertian Manajemen

Manajemen dalam bahasa Inggris management. Management berasal dari kata kerja : to manage, yang berarti menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu. “Manajer” adalah seseorang yang diserahi tugas, lembaga, usaha dan sebagainya.

Untuk mengetahui pengertian manajemen yang lebih mendalam, marilah kita meninjau terlebih dahulu batasan/definisi para ilmuwan, di antaranya:

a.    John D. Millet dalam bukunya: Management in the Public Service”, memberikan definisi sebagai berikut: Manajemen adalah proses pemberian bimbingan dan pemberian fasilitas dari pada pekerjaan orang-orang yang diorganisasikan di dalam organisasi-organisasi formal guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.    Koontz dan O’Donnell dalam bukunya “Principle of Management”, menjelaskan bahwa: Manajemen adalah mendapatkan sesuatu yang dikerjakan atau dilakukan melalui usaha-usaha orang lain.

c.    George R. Terry dalam bukunya “Principle of Management”, menjelaskan bahwa: Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya melalui usaha-usaha orang lain.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses penyelenggaraan kerja guna mencapai tujuan dengan melakukan pengawasan yang kontinyu. Di mana dalam proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan tersebut dengan melalui orang-orang.

Peristilahan Manajemen di Indonesia

Istilah manajemen di Indonesia belum ada keseragaman di antara lembaga-lembaga ilmiah. Istilah yang dipergunakan oleh lembaga-lembaga tersebut, adalah :

a.    Lembaga Administrasi Negara menggunakan istilah kepemimpinan sekarang manajemen.

b.    Universitas Indonesia menggunakan istilah ketatalaksanaan.

c.    Angkatan Darat menggunakan istilah pembinaan.

d.    Universitas Gajah Mada menggunakan istilah pengurusan.

e.    Balai Pembinaan Adminstrasi di Yogyakarta menggunakan istilah manajemen.

Dari isitlah-istilah tersbut menunjukkan bahwa belum adanya keseragaman di Indonesia mengenai istilah manajemen. Agar tidak menimbulkan pertentangan, alangkah baiknya diadakan seminar mengenai istilah tersebut, sehingga ada keseragaman mengenai pemakaian nama tersebut.

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Perbedaan “pengetahuan” dengan “ilmu pengetahuan” adalah bahwa “pengetahuan”  merupakan hasil rekaman dan pengamatan panca indera terhadap suatu obyek tertentu. Hasil rekaman dan pengamatan panca indera terhadap suatu obyek tertentu itu disusun secara sistematis, kemudian dipublikasikan maka pengetahuan  tersebut sudah berubah menjadi ilmu pengetahuan. Dengan demikian pengetahuan apapun,  yang disusun secara sistematis, menggunakan metode tertentu, dapat dikontrol oleh siapapun, maka itulah ilmu pengetahuan.

Manajemen sebagai Ilmu; karena merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistimatisir yang dikumpulkan dan diterima sehubungan dengan pengertian tentang kebenaran-kebenaran universal mengenai manajemen. Nilai kebenaran di dalam manajemen dapat dikoreksi oleh semua fihak,  karena kebenarannya merupakan kebenaran universal, yakni kebenaran yang berlaku umum. Manajemen sebagai ilmu berangkat dari kajian akademis atas praktek manajemen di berbagai organisasi, baik organisasi privat maupun organisasi publik, bahkan juga organisasi semi privat dan publik. Misalnya manajemen pada badan usah milik negara, rumah sakit, perkereta-apian, perdagangan saham dan bursa efek.

Manajemen sebagai seni;  karena merupakan suatu kekuatan pribadi yang kreatif  ditambah dengan skill dalam pelaksanaan pekerjaan. Manajemen sebagai seni merupakan implementasi manajemen sebagai ilmu, sehingga sangat tergantung atas personal pelaku manajemen. Seni merupakan buah dari ability, seni merupakan buah dari personality, behavior,and  exercise, sehingga tidak memiliki model yang homogen dan cenderung heterogen. Akan tetapi memiliki maksud yang sama dan tujuan yang sama, yaitu sesuai tujuan organisasi. Jelasnya keberhasilan manajemen terletak pada kekuatan seorang manajer, keberhasilan manajer akan sempurna apabila diikuti pula oleh keberhasilan leader  atau pemimpin. Substansi keberhasilan manajemen terletak pada keberhasilan pemimpin dalam mengambil keputusan organisasi. Manajer dan leader adalah satu keping mata uang yang terdiri dari dua sisi, akan tetapi satu mata uang.

Sejarah Manajemen

Manajemen sebagai alat atau seni bukanlah merupakan hal yang baru karena adanya sejak zaman dahulu yaitu sejak zaman plato. Manajemen sebagai bagian dari seni atau praktik sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran sehat, di samping itu suatu pengetahuan yang terus berkembang yang dapat dipelajari, dipikirkan dan dipergunakan oleh setiap orang. Manajemen sebagai ilmu berkembang sejak abad ke-18 yaitu bersamaan dengan perkembangan industri di Eropa. Dalam hal ini akibat perkembangan pemikiran manusia yang makin maju, maka soal manajemen ini diolah, dianalisis secara sistematis. Yang kemudian ditentukan definisi dan perumusan-perumusan untuk mengadakan perbaikan-perbaikan dalam berbagai eksperimen atau percobaan-percobaan dan akhirnya menemukan pembuktiannya. Jadi usaha yang dilakukan akhirnya tidak atas dasar trial and error (coba-coba dan terka-terka saja).

Ruang Lingkup Manajemen

Ruang linkup manajemen dalam modul ini terdiri dari ruang lingkup 1 yaitu : tujuan manajemen,  pola manajemen, dasar-dasar dan jenis manajemen, sistem manajemen, dan sarana (tools) manajemen. Dan ruang lingkup 2 terdiri dari modul-1sampai modul-v. Adapun ruang lingkup 1 dirinci sebagai berikut :

1.    Tujuan Manajemen

Telah dijelaskan di muka bahwa manajemen adalah proses yang mana pelaksanaan pencapaian tujuan diawasi agar tercapai secara efektif dan efesien. Kita maklumi bahwa sumber-sumber yang ada untuk menggerakan suatu usaha adalah sangat terbatas. Yang dimaksud dengan sumber-sumber tersebut adalah tenaga, uang, material dan sebagainya. Oleh karena itu, maka dengan sumber yang sangat terbatas tersebut, dicarilah teknik-teknik, metode-metode yang memungkinkan tercapainya tujuan secara efektif dan efesien.

Efektif artinya, tidak asal tujuan tercapai meskipun dengan biaya, tenaga, waktu yang banyak, tetapi dimaksudkan dengan biaya yang seminim mungkin, hasilnya dapat memuaskan atau mendapatkan hasil yang bermanfaat terhadap masyarakat. Jadi singkatnya tujuan manajemen adalah mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dengan pengorbanan yang sekecil mungkin. Dengan kata lain, untuk memperoleh efisiensi (daya guna) dalam kerja atau guna mendapatkan suatu tekhnik/metode dengan cara bagaimanakah yang sebaik-baiknya kita lakukan dengan menggunakan sumber-sumber yang terbatas dapat diperoleh hasil yang sebesar-besarnya.

2.    Pola  Manajemen

Tiap-tiap Negara mempunyai pola atau corak manajemen yang berbeda-beda dan dalam hal ini tergantung dari pada ideologi dan struktur Negara dan struktur pemerintah yang bersangkutan.

Bagi Indonesia pola manajemennya adalah berdasarkan pada ideologi Negara, ialah Pancasila. Karena itu pelaksanaan manajemen di Indonesia harus berdasarkan:

a.    Finalisme, artinya sasaran harus dapat dicapai dengan kegiatan orang-orang didasarkan pada falsafah Pancasila.

b.    Pragmatisme, artinya praktis dalam sepak terjang, mudah, sederhana dan tidak berliku-liku dan segalanya harus berdasarkan falsafah Pancasila.

c.    Keberanian, artinya mesti kerja cepat, tepat dan berani tetapi jangan asal berani. Berani membuang atau merombak hal-hal yang sudah out of date, dan dapat menciptakan hal-hal baru.

d.    Ambeg-parama-arta-isme, artinya cukup menentukan hal-hal yang perlu mendapat prioritas, menentukan urutan prioritas.

e.    Teladanisme, artinya pemimpin harus menjadi guru yang baik, harus memberi contoh yang baik, sehingga ada kewibawaan atas bawahannya dan menumbuhkan rasa kepengikutan untuk menuruti segala instruksinya dengan sadar.

3.    Dasar-dasar Manajemen

Secara singkat dapat dikemukakan bahwa manajemen di Indonesia atas dasar:

a.    Finalisme dapat kita lihat dalam bidang organisasi.

b.    Pragmatisme dapat kita lihat dalam bidang pelaksanaan.

c.    Keberanian dapat kita lihat dalam bidang pengambilan keputusan.

d.    Ambeg-parama-arta-isme dapat dilihat dalam bidang perencanaan.

e.    Teladanisme dapat dilihat dalam bidang kepemimpinan.

4.    Jenis-jenis Manajemen

Dilihat dari jenis pelaksanaan dari manajemen, maka dapat dibedakan:

a.    Manajemen ilmiah, yaitu manajemen yang berdasarkan ilmu, di mana kegiatan-kegiatan yang dapat dianalisis, digolong-golongkan, selanjutnya dikaji sebenarnya. Hasil-hasil ilmiah tersebut selanjutnya diperkembangkan terus untuk menyempurnakan manajemen. Sebagaimana diterangkan di muka, pelopor manajemen ilmiah ialah: George B. Taylor dan Henry Fayol.

b.    Manajemen Bapak, yaitu manajemen yang mendasarkan segala kegiatannya pada jejak Bapak. Apa yang dikatakan Bapak, itulah yang benar tanpa ada orang yang berani mengoreksi. Dalam hal ini tak ada musyawarah, tak ada alternatif lain kecuali hanya dan harus mengikuti Bapak. Manajemen yang demikian ini ada baik dan buruknya. Baik, apabila Bapak tersebut dalam keadaan yang tepat, pekerjaan-pekerjaan dapat diperintahkan dan dikerjakan dengan cepat. Tetapi jelek, apabila Bapak tersebut menyeleweng, maka bawahan akan berbuat demikian juga.

c.    Manajemen tradisional, yaitu semua usaha, metode, cara maupun sistem kerjanya selalu mempergunakan cara-cara yang dahulu, tanpa melihat perkembangan zaman. Manajemen ini, sekarang sudah ketinggalan zaman.

d.    Manajemen sistematis, yaitu manajemen yang mendasarkan kegiatan-kegiatannya melalui persiapan yang betul-betul dipersiapkan secara matang. Dengan demikian segala usaha dapat berjalan lancar tanpa ada rintangan sehingga tujuannya dapat dicapai.

5.    Sistem manajemen

Dilihat dari pelaksanaannya, maka kita dapat mengenal dua sistem manajemen, yaitu:

1)    Manajemen terbuka (Open Management), disebut juga Democratic Management atau Collective Management. Adapun yang menjadi ciri dari manajemen ini adalah:

a)    Mengikut-sertakan pihak-pihak yang dipimpin dalam hal pengambilan keputusan.

b)    Dengan jalan musyawarah

Pada dasarnya manajemen terbuka ini dapat dilihat pada pendelegasian wewenang secara luas dalam batas-batas pertanggung-jawaban pimpinan perusahaan/organisasi.

2)    Manajemen tertutup atau lazimnya juga dikenal dengan nama Autocratic Management, yaitu manajemen yang mendasarkan kegiatan-kegiatannya pada kebijaksanaan keputusan-keputusan seorang tanpa mendelegasikan wewenangnya pada pihak lain. Manajemen ini pada umumnya terlihat pada perusahaan perseorangan.

6.      Sarana (Tools) dari Manajemen

Tools di sini diartikan sarana karena apabila alat, kurang tepat. Alat dimaksudkan atau mempunyai pengertian pada benda mati, sedang istilah sarana dapat mencakup baik benda mati maupun orang.

Sarana dari pada manajemen adalah :

a.    Man          : Orang-orang atau tenaga kerja yang diperlukan.

b.    Money      : Uang atau modal yang diprlukan untuk mencapai tujuan.

c.    Method     : Metode, cara atau tekhnik untuk mencapai tujuan.

d.    Materials : Bahan-bahan yang diperlukan.

e.    Market      : Pasar, tempat untuk pemasaran produksi.

f.     Machine : mesin atau alat

Kewajiban dari manajer ialah mengkoordinir secara baik dan harmoni dari pada peranan ke enam M tersebut. Terdapat kritik yang ditujukan kepada komponen   sarana manajemen terutama sarana manajemen pada urutan pertama yaitu man, dimana para kritikus tidak sependapat bahwa man atau orang atau tenaga kerja bukan termasuk alat, sehingga tidak layak disejajarkan dengan kategori peralatan, manusia atau orang adalah pengguna manajemen. Kalau dikatakan man  sebagai sarana, inipun tidak tepat karena sarana lebih kepada benda tidak bergerak. Yang pasti pro dan kontra pendapat ini menunjukkan bahwa terdapat keterkaitan antara organisasi orkestra simponi, yaitu konduktor sebagai pemimpin, dan para musisi yaitu para penabuh atau pengguna peralatan musik, yang bekerja bersama secara kompak untuk menghasilkan suara musik yang indah. Demikian halnya dengan manajemen dan sarana pendukungnya.

2     Mis-Management

Manajemen merupakan pembinaan, pembimbingan, pemberian fasilitas dan sebagainya agar orang-orang mau bekerja dengan hasil yang diharapkan. Akan tetapi, apabila proses tersebut terjadi hal-hal yang tidak pada tempatnya, misalnya terjadi penempatan tenaga yang tidak tepat, pemborosan, kurang pengawasan, perencanaan kurang sempurna, maka hal ini dapat dikatakan Mis-Management.

Untuk menghindari mis-management, maka perlu dipupuk peranan human relation dan menyederhanakan prosedur kerja serta menghilangkan sifat-sifat birokratis.

Kegiatan yang penting juga untuk menghindarkan mis-management ialah mengidentifikasikan pengawasan, dalam arti bukan mencari-cari kesalahan yang mengakibatkan hambatan, tetapi kontrol yang sehat terhadap pelaksanaan tugas. Termasuk kegiatan yang mis-management  adalah :

1.      Perencanaan yang tidak logis, yaitu perencanaan yang tidak applycable yakni suatu perencanaan yang sulit dikerjakan, pada giliran akan dilaksanakan tidak satupun yang memiliki kemampuan untuk mengerjakan. Solusi atas ini yaitu, buatlah perencanaan yang logis dengan pentahapan tertentu sehingga jelas anak tangga yang harus dilalui untuk menuju suatu pekerjaan tertentu;

2.      Pengorganisasian yang berbentuk segi empat sama sisi, yakni penyusunan organisai yang tidak menunjuk siapa mengerjakan apa dan bertanggung jawab kepada siapa. Misalnya, pengorganisasian suatu sumber daya aparatur adalah yang menunjukkan siapa mengerjakan apa  dan bertanggung jawab kepada siapa,  sehingga pengorganisasian yang sesuai adalah dalam bentuk piramida, yaitu di bagian dasar melebar dan di bagian menengah sedang serta di bagian puncak meruncing;

3.      Penggerakan atau pelaksanaan yang tidak memperhatikan keahlian seseorang, prinsip dasarnya adalah the right man on the right  place, apabila prinsip dasar dilanggar, sesungguhnya tengah terjadi mis-management;

4.      Pengawasan orang-perorang menurut para ahli termasuk yang tidak efektif, yang efektif adalah pengawasan per-unit kerja atau per satuan kerja perangkat daerah (SKPD), hal ini dapat dibaca pada hasil penelitian leadership (Gary Yukl, 2007).

Jelasnya bahwa mis-manajemen atau salah kelola merupakan kesalahan yang berakibat terhadap terganggunya pencapaian tujuan utama organisasi. Diperlukan langkah-langkah preventif untuk tidak terlanjur salah. Karena manajemen adalah sistemik  sehingga proses dari hulu sampai ke hilir terpadu, tertata, terencana, terlaksana dan kekuatan monitoring dan evaluasi merupakan sokoguru langkah pencegahan sebelum terlanjur salah kelola.