SIFAT DAN TEHNIK PENGAWASAN

1.    Sifat-Sifat Pengawasan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi organik administrasi dan manajemen, karena apabila fungsi ini tidak dilaksanakan, cepat atau lambat akan menyebabkan matinya/hancurnya suatu organisasi. Karena itu agar pengawasan mendapatkan hasil yang diharapkan, pimpinan suatu organisasi harus mengetahui ciri-ciri suatu proses pengawasan. Ciri-ciri itu ialah:

1)    Pengawasan harus bersifat “fact finding” arti bahwa pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas-tugas dijalankan dalam organisasi.

2)    Pengawasan harus bersifat preventif yang berarti bahwa proses pengawasan itu dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan-pemyimpangan dan penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan.

3)    Pengawasan diarahkan pada masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.

4)    Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi. Pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan.

5)    Karena pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen, maka pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.

6)    Pelaksanaan harus efisien. Jangan sampai terjadi pengawasan malahan menghambat usaha peningkatan efisiensi.

7)    Pengawasan tidak dimaksudkan untuk terutama menentukan siapa yang salah jika tidak ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul.

8)    Pengawasan harus bersifat membimbing agar supaya para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan baginya.

2.    Tekhnik-Tekhnik Pengawasan

Pada dasarnya di dalam manajemen pengawasan dengan mempergunakan dua macam tekhnik yaitu:

1.    Pengawasan langsung (direct control)

2.    Pengawasan tidak langsung (indirect control)

-        Pengawasan langsung adalah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan.

Pengawasan langsung dapat berbentuk:

a.    Inspeksi langsung

b.    On the spot observation

c.    On the spot report

Disini sekaligus berarti pengambilan keputusan on the spot pula jika diperlukan.

-        Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan dari jarak jauh.

Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan ini dapat berbentuk:

a.    Tertulis

b.    Lisan