Pengertian Pengorganisasian dan Organisasi

Pengorganisasian kata dasarnya adalah organisasi, pengorganisasian ialah pengaturan setelah perencanaan tersebut selesai digarap. Di dalam pengorganisasian, manajer memutuskan posisi-posisi yang perlu diisi serta tugas-tugas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut.

Adapun organisasi adalah merupakan wadah, di mana suatu pengelompokkan orang-orang mendapat tugasnya masing-masing yang tertentu untuk mewujudkan suatu maksud atau tujuan menurut sistem dan wewenang yang telah ditetapkan. Jelasnya organisasi adalah tempat, pengorganisasian adalah pembagian tempat-tempat atau pengkotak-kotakan tempat menjadi lebih kecil. Dengan denmikian berbicara pengorganisasian adalah sama dengan berbicara organisasi. Selanjutnya di dalam modul ini lebih dibahas pada organisasi yang berarti sama dengan pembahasan pengorganisasian.

Beberapa ahli administrasi mengemukakan definisi organisasi, sebagai berikut:

-        Organisasi ialah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama (James D. Money).

-        Organisasi adalah suatu sistem mengenai kerja sama yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih (Chester/Bernard).

Dari penjelasan di atas bahwa sistem kerja sama yang diatur dengan sengaja untuk mencapai tujuan tertentu sifatnya menjadi formal. Sistem kerja sama itu mempunyai tujuan tertentu, berlangsung dalam suatu waktu tertentu dan mempunyai identifikasi sendiri.

Jenis kerja sama itu tidak terhitung banyaknya, tetapi dalam garis besarnya dapat dikelompokan menjadi empat kategori:

a.    Yang berhubungan dengan aspek lingkungan fisik.

b.    Yang berhubungan dengan aspek sosial.

c.    Yang berhubungan dengan aspek individual.

d.    Yang berhubungan dengan variabel-variabel lain.

Yang berhubungan dengan aspek lingkungan fisik adalah faktor geografis, faktor sarana-prasarana yang dipergunakan organisasi. Aspek sosial terjadi karena hakekat kerja sama itu sendiri kecuali itu dalam mencapai tujuannya. Organisasi merupakan sub-sistem dari organisasi yang lebih besar sehingga ia mempunyai lingkungan sosial yang lebih luas sesuai dengan hakekatnya itu, aspek sosial selalu ada dalam setiap organisasi.

Aspek individual terdapat dalam organisasi itu sendiri, adalah kelompok individual yang mempunyai interaksi dan sistematik.

Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara dua orang atau lebih yang secara sadar dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ada beberapa ciri dalam sistem kerja sama itu, yaitu:

1)    Ada komunikasi antara dua orang yang berkeja sama itu.

2)    Individu dalam kerja sama itu mempunyai kemampuan untuk berkerja sama.

3)    Kerja sama itu ditujukan untuk mencapai tujuan.

Bernard menyebut tiga butir itu sebagai elemen organisasi, yaitu:

a.    Kemampuan untuk berkerja sama.

Tidak ada organisasi tanpa individu. Dalam organisasi yang menjadi pokok masalah sebenarnya bukan individu itu, tetapi kemauan mereka untuk berkerja sama.

b.    Tujuan yang ingin dicapai.

Kemauan untuk berkerja sama itu tidak dapat dikembangkan jikalau tidak ada tujuan yang jelas, merupakan elemen yang penting dalam organisasi.

c.    Komunikasi.

Proses kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dapat dicapai melalui komunikasi. Komunikasi adalah sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai sub-sistem dalam organisasi.

Organisasi yang merupakan wadah atau ajang dari pada manajemen dapat dibedakan dalam dua pengertian:

(1)  Statis: Bahwa organisasi dipandang sebagai suatu struktur usaha.

Dalam pengertian yang statis, organisasi mempunyai pelbagai arti, yaitu:

a)    Suatu pengelompokkan orang-orang yang berkerja sama melaksanakan usaha.

b)    Sebagai sistem kewenangan dan wewenang mana yang memberikan kekuatan bagi setiap petugas/pejabat dalam melakukan tugasnya.

c)    Sebagai sistem pembagian atau distribusi tugas pekerjaan sehingga masing-masing pejabat memegang tugas tertentu.

d)    Sebagai rangka atau struktur dari pada kegiatan-kegiatan kerja.

(2)  Dinamis: Ialah merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang disebut organisasi atau pengorganisasian. Hal ini merupakan pendistribusian dari kegiatan-kegiatan kerja.

Unsur-unsur dari pada suatu organisasi, yaitu:

a.    Bentuk atau konfigurasi.

b.    Struktur atau kerangka.

c.    Jabatan-jabatan.

d.    Prinsip-prinsip atau aturan-aturan permainan.

1.    Prinsip-Prinsip Organisasi

Organisasi sebagai suatu sistem kerja sama mempunyai prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip adalah bahan-bahan bangunan dari pada organisasi. Makin banyak prinsip yang dipergunakan, akan makin kompleks sifat dari pada organisasi yang bersangkutan dan akan makin sukar administrasinya.

Lyndall F. Urwick di dalam buku kecilnya “Notes on The Theory of Organization”, mengemukakan adanya sepuluh prinsip organisasi, yaitu:

a.    Principle of The Objective.

Setiap organisasi beserta staf dan bagian-bagiannya harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas, bila tidak maka organisasi itu tidak ada gunanya.

b.    Principle of Specialization.

Kegiatan-kegiatan dari setiap orang warga organisasi sejauh mungkin harus dibatasi kepada satu fungsi saja.

c.    Principle of Coordination.

Maksud dan tujuan pengorganisasian (organizing) adalah justru untuk memungkinkan adanya koordinasi, yakni kesatuan gerak dan upaya.

d.    Principle of Authority.

Dalam tiap organisasi mesti ada pimpinan yang tertinggi. Dari pimpinan tertinggi itu harus ada garis kewenangan yang jelas dan tegas ke bawah, ke semua orang warga organisasi.

e.    Principle of Responsibility.

Atasan bertanggung jawab secara mutlak atas semua perbuatan dari pada bawahannya di dalam rangka fungsi dan tugas orgasnisasi.

f.     Principle of Definition.

Isi dari pada setiap jabatan (posisi) termasuk kewajiban-kewajiban, kewenangannya dan tanggung jawabnya serta tata hubungan dengan jabatan-jabatan (posisi-posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara tertulis dan di umumkan (disampaikan) kepada semua pihak yang bersangkutan.

g.    Principle of Corespondence.

Dalam tiap jabatan (posisi), kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, memadai, setimpal dan sesuai.

h.    Principle of Control.

Setiap orang tidak boleh membawahi (supervise) lebih dari 5 atau 6 orang bawahan yang tugas pekerjaannya berkaitan (inter-locks). Makin sempit span of control-nya, akan semakin banyak tingkatan-tingkatannya (eselon-eselonnya, level-levelnya, peringkat-peringkatnya). Bila mana jumlah tingkatannya terlalu banyak, maka organisasinya akan menjadi lamban dan kaku. Jadi harus menjadi span yang cukup ringan secara vertikal dan horizontal.

i.      Principle of Balance.

Berbagai unit organisasi yang ada satu sama lain harus saling selalu diseimbangkan.

j.      Principle of Continuity.

Organisasi harus dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus-menerus (tanpa menggoncangkan suasana) kepada perubahan-perubahan keadaan lingkungan dan tugas.