Proses Perencanaan

Walaupun proses perencanaan dalam prakteknya bercariasi, ada perencanaan besar dan ada perencanaan kecil, namun terhadap teknik-teknik dan prinsip-prinsip yang biasanya mendapat perhatian dalam proses tersebut.

Harold Koonzt mengemukakan langkah-langkah dalam proses perencanaan sebagai berikut:

a.    Penetapan tujuan/tujuan-tujuan

Tujuan biasanya ditetapkan pada awal mula pada puncak dari usaha dan dari tujuan yang telah ditetapkan pada top level ini kemudian ditentukan pila tujuan bagian-bagian organisasi yang lebih bawah. Penetapan tujuan pada awal usaha sangat penting karena tujuan tersebut memberikan petunjuk atau kunci apa yang selanjutnya harus dilakukan, apa yang harus diutamakan dan apa yang harus dilaksanakan atau dicapai oleh kebijaksanaan, prosedur, anggaran belanja, serta program yang hendak dibuat.

Tujuan yang telah ditetapkan harus dimengerti oleh sebanyak mungkin anggota organisasi, khususnya mereka yang turut bertanggung jawab terhadap terlaksananya tujuan tersebut.

b.    Penetapan premisse-premisse perencanaan

Premise adalah semacam ramalan tentang keadaan-keadaan atau kenyataan-kenyataan atau kebijaksanaan-kebijaksanaan yang mungkin akan dapat dilaksanakan untuk waktu yang akan dating, hingga dengan mudah dapat dikatakan bahwa premise-premisse itu memberikan gambarana tentang keadaan yang diramalkan atau diharapkan akan terjadi pada waktu yang akan dating.

Premise-premisse di samping harus ditetapkan penting pula untuk disetujui oleh sebanyak mungkin anggota organisasi dan harus tersebar seluas mungkin ke seluruh bagian organisasi horizontal dan vertical.

Premise-premisse terdiri dari ramalan, kenyataan-kenyataan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan.

Contoh:

Dalam usaha dagang diramalkan jenis=jenis pasaran apa yang akan terdapat pada waktu yang akan dating, barang-barang apa yang dapat diperdagangkan masa dating, tentang biaya, upah, karya, pajak, pabrik-pabrik baru, dan sebagainya. Ini semua adalah premise-premisse tentang bayangan yang akan terjadi masa dating.

Di samping ramalan tentang fakta-fakta, premise-premisse harus berdaarkan/berisi pula kebijaksanaan-kebijaksanaan yang mungkin dapat dilaksanakan pada waktu yang akan dating.

Contoh:

Kalau suatu organisasi usaha mengambil kebijaksanaan memberikan 5% dari keuntungan kepada persero-perseronya sebelum 5% itu didanakan pada yang semestinya yaitu sebelum pembayaran pajak, maka kebijaksanaan pada waktu yang akan dating itu akan mempengaruhi penetapan perencanaan pada waktu yang akan dating. Demikian pula bila suatu perusahaan menanamkan modal pada perusahaan-perusahaan lain, maka kebijaksanaan ini merupakan premise baru bagi kebijaksanaan perencanaan yang akan datang.

Premise perencanaan dapat digolongkan menjadi tiga golongan:

1)    Premise yang non-controlable, yaitu premise yang tidak dapat dikuasai atau dikendalikan. Misalnya: Pertambahan penduduk pada ammasa dating, suasana politik, kebijaksanaan pemerintah dalam perpajakan dan sebagainya.

2)    Premise yang semi-controlable, yaitu premise yang setengahnya dapat dikuasai/dikendalikan dan setengahnya tidak. Misalnya: Hasil pekerjaan para pekerja, lalu lintas kerja, harga dan sebagainya.

3)    Premise yang controllable, yaitu premise yang dapat dikuasai/dikendalikan. Misalnya: Tahun depan perusahaan akan membayar upah buruh sebanyak Rp5.000,00 dan tahun depan betul-betul dilaksanakannya.

Di antara premise-premisse yang sepenuhnya dapat dikuasai ini termasuk di antaranya kebijaksanaan-kebijaksanaan dan program-program usaha yang sepenuhnya dapat ditetapkan oleh organisasi yang bersangkutan sendiri.

Adanya kesulitan dalam penetapan premise dan adanya kesulitan untuk membuat agar premise up to date disebabkan karena setiap perencanaan sebenarnya juga merupakan premise untuk waktu yang akan dating. Kesulitan lain ialah jika dalam suatu organisasi tiap bagian organisasi mempergunakan premise yang berlainan satu sama lain. Ini akan menyulitkan jalannya usaha karena premise yang berlainan akan menimbulkan perencanaan yang berlainan pula. Karenanya untuk suatu organisasi syarat mutlaknya adalah adanya hanya satu rangkaian premise yang disetujui dan diterima oleh seluruh organisasi. Dalam hubungan ini Harold Koonzt merumuskan suatu asas tentang premise perencanaan sebagai berikut:

“… pengertian tentang dan persetujuan untuk menggunakan suatu rangkaian premise perencanaan oleh mereka yang berhubungan dengan perencanaan itu adalah suatu syarat bagi perencanaan yang terkoordinir secara baik …”

c.    Mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang dapat diambil

Kemungkinan-kemungkinan tindakan ada yang jelas dapat segera diketahui, tapi manajer yang bijaksana akan lebih bijaksana lagi apabila dapat mencari kemungkinan-kemungkinan tindakan yang tidak dapat segera dilihat keharusannya.  Menurut Harold Koonzt kerap kali suatu kemungkinan tindakan yang dapat diambil tidak segera dapat diketahui, terbukti adalah jalan yang paling menguntungkan dalam perencanaan itu.

Kalau sudah ditemukan berbagai alternative tindakan yang dapat diambil, maka perencana harus menyelidiki berbagai kemungkinan yang dapat ditempuhnya. Ini berarti bahwa perencana harus memberikan penilaian berbagai kemungkinan yang dapat ditempuh itu.

Di dalam penilaian itu tiap-tiap kemungkinan yang dapat dilalui diselidiki untung rugi masing-masing dan juga dipertimbangkan kemungkinan faktor-faktor yang akan mempengaruhi, untuk kemudian mengambil keputusan tentang jalan yang akan ditempuh.

Dalam menilai tiap-tiap jalan yang dapat di lalui ada kemungkinan bahwa salah satu di antaranya adalah jalan yang paling menguntungkan, tetapi sebaliknya memerlukan persediaan modal tunai yang besar sedangkan pengembaliannya meminta waktu yang panjang. Sedangkan kemungkinan jalan lain yang ditempuh benar kurang menguntungkan tetapi resikonya lebih kecil. Kemungkinan-kemungkinan yang demikian ini harus dibandingkan satu sama lain untuk kemudian dapat mengambil keputusan tentang jalan mana yang akan ditempuh.

Dapat dimaklumi karena perencanaan begitu banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah, maka penilaian terhadap kemungkinan-kemungkinan itu sangat sulit dilakukan.

Bagian terakhir ini merupakan penetapan jalan yang hendak diambil dan merupakan taraf terakhir daripada perencanaan, pada taraf mana perencanaan telah dapat diterima untuk dilaksanakan.

Setelah perencanaan dasar pada tingkat atas selesai maka proses perencanaan sebetulnya belum selesai. Rencana-rencana dasar tersebut harus diikuti dengan pembuatan rencana derivative, yaitu rencana yang lebih rendah tingkatannya yang bersumber pada perencanaan dasar yang hanya meliputi bidang dan tingkat tertentu saja. Perencanaan-perencanaan derivative ini dimaksudkan untuk merealisir dan membantu terlaksananya perencanaan dasar. Untuk itu perencanaan dasar harus dipecah-pecah lebih lanjut dalam perencanaan-perencanaan yang lebih kecil meliputi bidang-bidang tertentu dan tiap pemimpin pada bagian tertentu membebani diri dengan tanggung jawab hingga perencanaan dasar mengenai bidang tertentu tersebut menjadi kenyataan.