Prinsip-Prinsip dan Unsur-Unsur Perencanaan

1.    Prinsip-Prinsip Perencanaan (Planning)

a.    Planning harus betul-betul membantu tercapainya tujuan manajemen, maka kemungkina tindakan yang kita lakukan tidak terjadi kekeliruan sehingga tidak menimbulkan pengorbanan yang lebih besar. Itu hanya dapat terjadi jika kita memikirkan jauh-jauh sebelumnya tindakan yang akan dilakukan.

b.    Planning harus merupakan kegiatan pertama dari seluruh proses manajemen (primary activity).

Seperti yang telah kita ketahui, perencanaan merupakan syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik. Karena planning di sini memberikan pedoman, pegangan dan arah, di mana hal tersebut selalu menjadi kegiatan pertama untuk dilakukan.

c.    Planning harus mencakup seluruh kegiatan manajemen (pervasivitas).

Telah kita ketahui bersama bahwa perencanaan merupakan fungsi pokok dari manajemen. Dengan demikian berarti perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan manajemen, yaitu organizing, directing, coordinating, dan controlling.

d.    Dalam sebuah planning harus ada alternatif, baik menyangkut bahan, waktu, tenaga kerja, biaya dan sebagainya.

e.    Planning harus mempunyai nilai efisensi dan penghematan.

f.     Planning harus melihat faktor-faktor yang urgen saja sehingga harus jelas, terang tidak bertele-tele.

g.    Planning harus mudah disempurnakan, diperbaiki atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sewaktu-waktu berubah-ubah.

h.    Harus mempunyai strategi untuk dapat diterima oleh semua pihak, agar dapat terlaksana sebagaimana mestinya.

2.    Unsur-Unsur Perencanaan (Planning)

Suatu perencanaan yang lengkap dan sempurna harus memuat enam unsur, yang meliputi 5 pertanyaan  5 W + 1 H, yaitu :

a.    What: Tindakan apa yang harus dikerjakan?

Dalam hal ini haruslah dijelaskan dan diperinci aktivitas yang diperlukan, faktor-faktor yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut supaya tujuan dapat tercapai.

b.    Why: Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan?

Di sini diperlukan penjelasan dan ketegasan mengapa kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus dicapai.

c.    Where: Di manakah tindakan itu akan dilaksanakan?

Dalam planning harus memuat di mana lokasi pekerjaan itu akan diselesaikan. Hal ini diperlukan untuk menyediakan sarana dan fasilitas untuk mengerjakan pekerjaan itu.

d.    When: Kapankah itu dilaksanakan?

Hal ini diperlukan adanya jadwal waktu dan kapan dimulainya pekerjaan dampai berakhirnya pekerjaan itu.

e.    Who: Sipakah yang akan mengerjakan itu?

Dalam perencanaan tersebut harus dimuat tentang para pekerja yang mengerjakan pekerjaan itu. Di samping itu juga diperlukan kejelasan wewenang dan tanggung jawab para perugas.

f.     How: Bagaimana cara melaksanakan pekerjaan itu?

Dalam planning harus dijelaskan tekhnik, metode dan sistem mengerjakan pekerjaan yang dimaksud.

Unsur-unsur perencanaan menurut Sarwoto (1978) agar dapat diperoleh jaminan sebesar-besarnya bahwa tujan yang telah ditentukan dapat dicapai sebaik-baiknya, suatu perencanaan sebaiknya mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

a.    Unsur  tujuan

Yaitu perumusan yang lebih jelas dan lebih terperinci mengenai tujuan yang telah diterapkan untuk mencapai.

b.    Unsur  policy (kebijaksanaan)

Yaitu metode atau cara/jalan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Yang termasuk sub b ini hanya garis-garis besarnya saja.

c.    Unsur  procedure (prosedur)

Ini meliputi pembagian tugas serta hubungannya (vertical dan horizontal) anatara msing=masing anggota kelompok secara terperinci.

d.    Unsure progress (kemajuan)

Dalam perencanaan ditentukan standar-standar mengenai segala sesuatu yang hendak dicapai. Dalam istilah Inggris standar untuk mengukur kemajuan-kemajuan suatu usaha sebagaimana direncanakan secara singkat dapat dirumuskan dengan kata-kata:

“How many” untuk kuantitasnya;

“How well” untuk kualitasnya;

“How long” untuk lamanya.

e.    Unsure programme (program)

Di dalam unsure ini tidak hanya menyimpulkan rencana keseluruhannya, sehingga merupakan kesatuan rencana, melainkan juga dalam rangka perencanaan seluruhnya itu program harus pula mengandung acara urut-urutan (sequence) pentingnya macam-macam proyek daripada perencanaan tersebut.